Política de tratamiento de datos personales

1. Identificación y alcance

Agentes IA Agency, NIT 94.309.194, con domicilio en Calle 9C bis # 29-30, Cali, Valle del Cauca, Colombia, adopta esta política para el tratamiento de datos personales conforme a la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios incorporados al Decreto 1074 de 2015 y demás normas aplicables.

Se aplica a las bases de datos y archivos respecto de los cuales Agentes IA Agency actúe como responsable. Cuando Neuro trate datos por instrucciones de un cliente empresarial, podrá actuar como encargado y el cliente conservará sus deberes como responsable.

2. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales sujeto a tratamiento.
• Dato personal: información vinculada o asociable a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: información que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos o el tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos son tratados.
• Tratamiento: recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización o supresión.

3. Principios

Aplicamos los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Procuramos recolectar información pertinente y no excesiva para las finalidades informadas.

4. Finalidades

Los datos podrán tratarse para crear cuentas; administrar clientes, contactos, usuarios y roles; prestar módulos e integraciones; atender conversaciones; gestionar agenda, productos, tareas y campañas; ejecutar automatizaciones autorizadas; procesar pagos; facturar; prestar soporte; enviar comunicaciones; realizar analítica consentida; proteger la plataforma; cumplir contratos y obligaciones legales; y ejercer o defender derechos.

Las finalidades detalladas, categorías de datos y proveedores están descritos en la Política de privacidad.

5. Derechos del titular

• conocer, actualizar y rectificar sus datos;
• solicitar prueba de la autorización, salvo excepciones legales;
• ser informado sobre el uso dado a sus datos;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite correspondiente;
• revocar la autorización o solicitar supresión cuando proceda;
• acceder gratuitamente a los datos tratados;
• oponerse o solicitar limitación cuando resulte aplicable.

6. Deberes del responsable

• garantizar el ejercicio del habeas data;
• solicitar y conservar autorización cuando sea requerida;
• informar finalidades y derechos;
• mantener información segura, veraz y actualizada;
• rectificar, actualizar o suprimir cuando proceda;
• tramitar consultas y reclamos en los términos legales;
• exigir a encargados condiciones de seguridad y confidencialidad;
• informar a la autoridad sobre incidentes cuando sea obligatorio;
• adoptar manuales y controles internos apropiados.

7. Autorización y aviso de privacidad

La autorización podrá obtenerse por medios escritos, electrónicos, contractuales, acciones inequívocas o mecanismos verificables. Antes de recolectar datos se informarán responsable, finalidades, derechos, carácter facultativo de preguntas sensibles y canales de consulta.

No se requerirá autorización en los eventos previstos legalmente. El silencio no se considera por sí solo autorización.

8. Datos sensibles y menores

El suministro de datos sensibles es facultativo salvo obligación o excepción legal. No deben introducirse en Neuro datos sensibles innecesarios. Cuando su tratamiento sea indispensable, se aplicarán autorización explícita, finalidad específica y medidas reforzadas.

Los servicios no están dirigidos a menores de 18 años. No se autoriza el uso deliberado de Neuro para recolectar datos de menores sin evaluación jurídica previa y cumplimiento de las garantías aplicables.

9. Consultas

1. Envía la consulta a soporte@agentesia.agency con nombre, identificación, datos de contacto y descripción de la información solicitada.
2. Podremos solicitar verificación razonable de identidad o representación para evitar entregas indebidas.
3. Responderemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no fuera posible, informaremos motivos y nueva fecha dentro del plazo legal adicional.

10. Reclamos, corrección y supresión

1. Presenta nombre e identificación del titular, descripción clara, hechos, dirección de notificación y documentos pertinentes.
2. Si está incompleto, solicitaremos subsanar dentro de los términos legales. Si la entidad receptora no fuera competente, trasladará cuando corresponda.
3. Cuando proceda, la base se marcará con la leyenda “reclamo en trámite”.
4. El reclamo se atenderá en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recepción completa, con la prórroga legalmente permitida.

La supresión o revocación puede no proceder cuando exista obligación legal o contractual de conservar, una investigación, seguridad, deuda, defensa de reclamaciones o una excepción normativa.

11. Plazos especiales de plataformas

12. Transmisiones, transferencias y seguridad

Podemos transmitir o transferir datos a proveedores en Colombia o en el exterior para prestar infraestructura, mensajería, IA, analítica, pagos y soporte. Adoptaremos contratos, autorizaciones y salvaguardas exigibles según el rol y el destino.

Aplicamos controles razonables de acceso, autenticación, registro, respaldo, actualización, cifrado en tránsito y gestión de incidentes. Los usuarios deben proteger credenciales y configurar correctamente roles y permisos.

13. Vigencia

Esta política rige desde el 5 de agosto de 2026. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras subsista la finalidad, relación contractual, obligación legal o necesidad legítima, con revisiones periódicas.

14. Canal de atención